안녕하세요. 송파구 방이동 세무사 원택스세무회계의 최주희세무사입니다.
법인을 운영하면서, 비용처리 문제가 가장 골치아프다고 송파구 대표님들께서 가장 많이 말씀을 주십니다.
법인카드를 이용해서 법인비용을 모두 지출하면 너무 좋겠지만, 직원들에게 모두 법인카드를 나누어 줄수 없으니 직원 본인이 직접 지출을 하고 법인이 정산해주는 방법을 많이 사용하게 됩니다.
이 때에는 어떤 서류를 남겨놓아야 추후 문제가 없을까요?
오늘은 송파구세무사로서 직원이 개인적으로 쓴 돈을 회사비용으로 인정받는 방법을 말씀드리도록 할게요.
이런 경우에는 어떻게 해야하나요?
직원이 급하게 개인카드로 사무용품 구매
출장 중 직원이 갱니돈으로 식비 지출
거래처 접대를 직원 개인카드로 결제
택시비, 주차비를 직원이 현금으로 지불
법인카드 한도 초과로 직원이 대신 결제
실제 위와 같은 사례들은 너무나도 많습니다. 경비처리는 모두 가능해요! 단, 제대로된 증빙을 갖춰놓아야 해요!
직원 경비처리 3단계
STEP 1 : 지출 발생
직원이 "회사 업무"를 위해 지출
따라서, 직원 개인 용도, 업무무관용도 비용은 처리되지 않아요!
STEP 2 : 증빙 수취 및 지출결의서 작성
증빙 수취는 필수입니다.
세금계산서, 계산서, 신용카드 매출전표, 현금영수증등 증빙을 꼭 남겨주세요.
위의 증빙을 남기기 어려운 소액 지출의 경우 간이 영수증을 꼭 남겨야합니다.
그리고, 결재자의 승인이 들어간 지출결의서를 작성해두세요!
STEP 3 : 직원 정산
현금 지급보다는 증빙문제로 인해 직원 통장으로 이체를 권장드려요.
대부분 지출일로부터 1~2주일 이내에 정산을 해줍니다.
세무조사 대비 체크포인트
법인통장에서 직원으로 이체된 금액에 대한 증빙은 반드시 필요합니다.
증빙이 누락시 과세관청은 직원등에게 이유없이 또는 급여로 이체된 것으로 볼 수 있습니다.
반드시 증빙과 지출결의서를 작성하여 보관해주세요!
마무리
당연히 법인카드를 사용하여 법인경비를 사용하는 것이 가장 좋습니다.
하지만, 어쩔 수 없이 직원이 쓴 경비를 정산해 줘야하는 경우가 참 많습니다.
혹시 직원 경비 처리 방법이나 지출결의서 작성이 헷갈리시면
송파구 방이동 원택스세무회계로 연락주세요!
지출결의서 양식
첨부파일지출결의서 샘플양식.xlsx파일 다운로드
지출결의서 양식이 필요하시다면 해당 양식을 샘플로하여 이용해보세요!
원택스 세무회계는 ‘대표 세무사가 직접 관리하는 기장’을 원칙으로 고객의 사업을 꼼꼼히 지켜드립니다.
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[출처] 송파구세무사, 직원이 쓴 돈, 회사비용으로 인정받는 법(feat. 지출결의서 양식제공)|작성자 원택스세무회계